Commandes, stock et factures, enfin reliés.
Une PME de distribution de 20 personnes recevait ses commandes par e-mail, suivait son stock sur Excel et refaisait ses factures dans la compta. J'ai construit avec elle un logiciel de gestion qui relie commandes, stock, entrepôt et factures.
Trois outils qui ne se parlaient pas.
Les commandes arrivaient par e-mail, le stock vivait dans un fichier Excel et les factures étaient refaites à la main dans la compta. La même information était saisie plusieurs fois.
Des commandes dans la boîte mail
Il fallait les relire, les recopier et vérifier qu'aucune n'avait été oubliée.
Un stock sur Excel
Le fichier n'était jamais tout à fait à jour, et les ruptures se découvraient trop tard.
Des factures refaites
Les mêmes lignes étaient retapées dans le logiciel comptable, avec le risque d'erreur.
Un seul logiciel, de la commande à la facture.
Chaque information est saisie une seule fois, puis elle suit son chemin toute seule.
Les commandes reçues par e‑mail, rangées toutes seules.
- Les e-mails de commande deviennent des commandes dans le logiciel.
- Chacune a un statut clair : à préparer, expédiée, facturée.
- Rien ne se perd entre la boîte mail et l'entrepôt.
Une alerte avant la rupture, pas après.
- Le stock se met à jour à chaque commande et à chaque réception.
- Un seuil par article déclenche une alerte.
- La commande fournisseur est préparée : il ne reste qu'à la valider.
Les factures créées, puis envoyées au logiciel comptable.
- Une commande expédiée devient une facture, sans ressaisie.
- La facture part dans le logiciel comptable.
- La comptabilité retrouve chaque facture, rattachée à sa commande.
Relié au transporteur et à la banque.
- Les étiquettes et le suivi des colis viennent du transporteur.
- Les paiements reçus sont rapprochés des factures.
- Chaque connexion passe par les accès officiels des outils.
Les demandes de prix préparées par un assistant IA.
- Il lit la demande du client et retrouve les bons tarifs.
- Il prépare une réponse avec le prix et le délai.
- Un commercial la relit avant l'envoi.
Un logiciel construit autour de l'équipe.
Pas un logiciel générique à apprendre : un outil qui suit la façon de travailler de l'entreprise.
Une seule saisie
Chaque information est saisie une fois, puis elle suit son chemin : commande, stock, facture.
Des écrans validés avant d'exister
Chaque écran est dessiné et discuté avec l'équipe avant d'être développé.
Des connexions officielles
Le logiciel passe par les accès prévus par chaque outil : transporteur, banque, comptabilité.
Livré par étapes, chacune validée sur maquette.
- Diagnostic
Repérer les tâches qui se répètent, et celles qui valent vraiment la peine d'être automatisées.
- Maquettes
Chaque écran est dessiné et validé avec l'équipe avant d'être développé.
- Livraison par étapes
Commandes, puis stock, puis factures : chaque étape est utilisable dès sa livraison.
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