Réalisations / Étude de cas
Early : un logiciel existant, transformé en vrai outil de pilotage.
Agence de communication d'une quinzaine de personnes, basée à Saint-Tropez.
Réserver 20 minFACTURATIONAutomatisée, sans ressaisie
PILOTAGEToute l'activité sur un écran
OUTILS RELIÉSPennylane · Google Agenda · Meta · Excel
STATUT3 lots livrés, le 4e en finition
Early Work — Tâches DONNÉES FICTIVES
Tableau de bord Production Planning Tâches Charge & Travail Calendrier Clients & contenus Clients Contrats Équipe Suivi financier Réglages & suivi
Tâches
Mon tempsMissionsSuivi de l'équipeStatistiques
Semaine 39Lun.Mar.Mer.Jeu.Ven.
Camille✓ 7 h✓ 7 h8 h4 h 30✓ 7 h
HugoÀ saisir✓ 7 h✓ 7 hOff2 h 30
Inès✓ 7 h✓ 7 h✓ 7 h✓ 7 h✓ 7 h
Karim4 h 308 h✓ 7 hÀ saisir✓ 7 h
Léa✓ 7 h4 h 30✓ 7 h✓ 7 h8 h
Early Work — TâchesDONNÉES FICTIVES
Suivi de l'équipe
- Camille✓ 7 h
- HugoÀ saisir
- Inès✓ 7 h
- Karim4 h 30
- Léa✓ 7 h
01 · Avant
Un outil devenu un frein.
Early pilote toute son activité dans une application métier développée par un précédent prestataire : planning, tâches, clients, contrats, finances. L'outil avait fait ses preuves, mais il ralentissait l'équipe au lieu de l'aider.
La contrainte : l'équipe travaille dedans tous les jours. Pas question d'interrompre l'activité, ni d'exposer ses données ou celles de ses clients.
Des écrans lents à s'ouvrirChaque page chargeait bien plus que ce qu'elle affichait.
Une information disperséeIl fallait chercher partout pour trouver la bonne donnée.
Des accès mal maîtrisésAnciens prestataires et droits jamais revus.
Factures ressaisies à la mainEt aucune vision de la marge par client.
02 · Méthode
Chaque écran validé avant d'être codé.
Avant d'écrire une ligne de code : des heures d'échange avec la direction et l'équipe. Comprendre comment ils travaillent vraiment, faire émerger les besoins jamais formulés, et décider ensemble de chaque onglet, chaque bouton, chaque raccourci.
01
AteliersSes chiffres clés, ses irritants, ses envies : tout est mis sur la table.
02
MaquettesChaque écran dessiné, discuté et ajusté avant d'exister.
03
ValidationRien n'est développé sans son accord.
MAQUETTE · SUIVI DE L'ÉQUIPE · V33 commentaires
1Un clic sur le nom ouvre tout son historique
2Les heures manquantes en rouge, visibles tout de suite
3Un retour arrière partout, pour ne jamais se perdre
Validé par le dirigeant
MAQUETTE · SUIVI DE L'ÉQUIPE · V3
- Un clic sur le nom ouvre tout son historique
- Les heures manquantes en rouge, visibles tout de suite
- Un retour arrière partout, pour ne jamais se perdre
03 · Le logiciel
Toute l'information, à un clic.
Chaque nom, chaque client, chaque chiffre est cliquable et mène à la bonne page. Un retour arrière est toujours à portée. Couleurs et repères restent les mêmes partout : on retrouve l'information sans la chercher.
Des liens cliquables entre toutes les données Seules les informations utiles à l'écran Des couleurs qui disent l'essentiel d'un coup d'œil
Réserver 20 minRetour Tâches / Historique / Semaine 39
Vendredi 25 septembre8 h · 1 personne
IMInès Morel
Studio Nova Réunion4 h
Maison Lenoir Création3 h
Interne Organisation1 h
Jeudi 24 septembre7 h · 1 personne
IMInès Morel
Garage Ferrand À facturer · demandé par le client2 h 30
Boulangerie Roche Création4 h 30
IM
Inès MorelChargée de projet
26 h 30 sur 35 h76 %
Jour sans saisielun. 21 sept.
Voir sa semaineVoir son historiqueFiche employé
← Retour
Vendredi 25 septembre
Inès Morel
Inès Morel
26 h 30
lun. 21 sept.
Voir sa semaineVoir son historiqueFiche employé
Tous ses outils, un seul écran.
Des connexions directes avec les outils de l'agence ramènent tout dans le logiciel, automatiquement : campagnes publicitaires, agendas, comptabilité, fichiers de production. Plus besoin d'ouvrir plusieurs outils pour avoir une vision complète.
Campagnes MetaRésultats Facebook et Instagram remontés par client
Google AgendaRendez-vous et heures facturables synchronisés
PennylaneFactures envoyées, dépenses récupérées
Fichiers Excel47 plannings lus et surveillés en continu
Le logicieltout au même endroit
Campagnes Meta
Google Agenda
47 fichiers Excel
Pennylane
- Campagnes Meta
- Google Agenda
- 47 fichiers Excel
- Pennylane
Le logicieltout au même endroit
Livré en 4 étapes.
Trois lots livrés, le quatrième en finition.
LOT 0 Livré Sécurité, accès et rapidité
Des écrans beaucoup plus rapides, des accès enfin maîtrisés.
— Des écrans qui s'ouvrent en une seconde au lieu de trente — Les fonctions sensibles vérifient désormais qui les appelle — Les accès des anciens intervenants sont retirés — La direction ajoute, modifie et retire les accès elle-même — Une navigation repensée : chacun trouve tout en deux clics
Ouverture d'un écranExemple
Avant≈ 30 s
Après1 s ✓
Gestion des accès+ Ajouter
CamilleAdministrateur
HugoCommunity manager
Ancien prestataireAccès retiré
MON TEMPS · VENDREDI
Studio Nova3 h
Maison Lenoir2 h 30
Interne1 h 30
✓ Journée complète · 7 h
À FACTURER · SEPTEMBRE
Prestation supplémentaire180 €
Déplacement120 €
Geste commercial—
Envoyer vers Pennylane (2)LOT 1 Livré Facturation automatisée, marge enfin visible
Le temps passé part en facture dans Pennylane, sans ressaisie.
— Chacun saisit son temps par client en une minute, en fin de journée — La direction voit en temps réel la marge de chaque client — Les prestations à facturer partent vers la compta en un clic — Plus aucune ressaisie : les factures arrivent prêtes à relire
LOT 2 Livré Plus aucune échéance oubliée
Les validations en attente, triées par urgence.
— Les 47 plannings Excel de l'agence lus automatiquement, tels quels — Chacun voit ce qui reste à valider, trié par urgence — Un rappel automatique deux jours avant chaque échéance — La direction repère d'un coup d'œil les dossiers en retard
À validerTrié par urgence
Livrable · Garage FerrandÉchéance demain · pas encore validé
DemainLancement · Studio NovaRappel : échéance dans 2 jours
J-2Dossier octobre · Maison LenoirÀ relire
J-5Commande novembre · Boulangerie RocheTout est validé
✓Récapitulatif · Studio NovaSEPTEMBRE
Prestations supplémentaires300 €
Heures facturables · depuis l'agenda195 €
Frais refacturés · depuis la compta49 €
À facturer
544 €
LOT 3En finition Plus un euro oublié à la facturation
Prestations, heures et frais réunis avant chaque facture.
— Les heures facturables remontent seules des agendas — Les frais se refacturent en un clic, au bon client — Un récapitulatif par client, prêt à facturer
Ce qui a changé.
Vision 360° Toute l'activité sur un seul écran : clients, équipes, finances.
Facturation automatisée Du temps passé à la facture dans la compta, sans ressaisie.
Suivi clients connecté Chaque client relié à ses contrats, ses missions et ses campagnes.
Équipes pilotées simplement Charge, temps et accès de chacun, en un coup d'œil.
Données vivantes Des chiffres à jour en temps réel, fini les tableaux figés.
Historique complet Qui a fait quoi, quand, pour quel client : tout est tracé.
Alexis a vraiment fait évoluer notre logiciel : il est plus rapide, plus réactif et bien plus simple à utiliser. Il écoute nos besoins et il est force de proposition. C'est agréable de travailler avec lui.
Joseph HerbinetDirigeant d'Early
Votre logiciel mérite la même reprise.
20 minutes pour comprendre votre besoin et vous dire franchement si je peux vous aider.